Gute Beratung ist Hilfe zur Selbsthilfe
Als Digitalisierungsberater tauchen wir in Ihr Unternehmen ein und löse mit Ihnen die Engpässe von innen heraus. Zusammen mit Ihrem Personal und Ihnen führen wir digitale Prozesse ein, entwickeln Geschäftszweige weiter und schaffen Systeme, die die Arbeit langfristig erleichtern und effizienter machen.
Wichtig ist: Sie werden nicht abhängig von uns als Berater sein. Sie beauftragen uns als Beschleuniger und neue Ressource für den Veränderungsprozess hin zur Digitalisierung.
So sind Sie nach unserer Zusammenarbeit nicht von uns abhängig und Ihr Unternehmen kann mit den neuen Fähigkeiten auf eigenen Beinen stehen.
In der Praxis heißt das:
Ihr Team arbeitet. Und was machen wir?
Das, was Ihr Team nicht kann. Und all das, weshalb es in den letzten Monaten und Jahren mit der Digitalisierung in Ihrer Firma noch nicht recht funktionieren wollte.
Sie bekommen von mir die richtigen Werkzeuge, Methoden und die passende Software. Wir sprechen das an, was sich viele nicht zu sagen trauen, aber nötig für Veränderungen ist.
Die oberste Priorität bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens:
Alle sollen es mitkommen! Das schaffen wir mit gezielten Workshops und gemeinsamer Weiterentwicklung – von Mensch und Maschine.
Wenn Sie mehr zur Digitalisierung Ihres Unternehmens erfahren möchten, nehmen Sie gerne Kontakt auf!
Strategie
Zunächst werden eine Reihe an ausführliche Audits (Analyse) der aktuellen Situation durchgeführt.
Hierbei spielen Personal, Verantwortlichkeiten und Prozesse eine wesentliche Rolle.
Daraus entsteht unser Strategieplan, der Ihnen als Auftraggeber vorgestellt wird. Bei einer positiven Entscheidung, wird im Rahmen einer Kick-Off Veranstaltung das Personal Ihres Unternehmens über die bevorstehenden Veränderungen zu informieren.
Warum ist das wichtig? Es geht um Verständnis und darum, dass wir gemeinsame Wege gehen. So beziehen wir das gesamte Team mit ein.
Personal
Die Auswertungen der Audits führen dazu, dass der Schulungsbedarf entdeckt wird und genau an den wichtigen Stellen ansetzt.
Ihr Personal wird in den Veränderungsprozess eingewiesen und an die neuen Prozesse praxisnah herangeführt.
Schulungen des Personals in neuer Software, Aufgaben und die Führungsentwicklung zählen mit dazu.
Implementierung
Ein permanenter Soll-/ Ist-Vergleich führt zu zielorientierter Arbeit.
Die Umsetzung der Veränderungsstrategie geschieht unter Einbeziehung eines internen Projektleiters Ihrer Firma, um die Kommunikation auf allen Ebenen zu stärken. Die Mitarbeiter werden bei der Implementierung intensiv mit einbezogen, denn die operative Ebene im Unternehmen stellt sehr schnell fest, wo noch Verbesserungen umgesetzt werden müssen. Dies trifft gerade bei komplexen Softwareanpassungen zu.
Optimierung
Sind die Prozesse im Team und im Unternehmen implementiert, folgt der “Feinschliff”. Das heißt, Fehlerquellen spüren wir auf und beheben sie nachhaltig und am Prozess angepasst. Optimierungen werden zu dem auch laufend und neben der gesamten Projektzeit durchgeführt. So wird die Optimierung dynamisch im Unternehmen eingeführt und langfristig eingebettet.
Dadurch wird das Personal automatisch motiviert, Probleme rechtzeitig zu kommunizieren, sodass Unzufriedenheiten gar nicht erst entstehen. Zusätzlich scheuen Ihre Mitarbeiter nicht, Fragen zu stellen, um die Prozesse, die durch die Veränderungen eingetreten sind, nicht zu vergessen und in den „alten Trott“ zu verfallen.
Zum Abschluss erhalten Sie, wenn es gewünscht ist, einen ausführlichen Ergebnisbericht über die gesamten Prozesse.
Sie möchten Ihr Unternehmen optimieren?
Mit einem DMS in die Zukunft investieren!
DMS für den Küchen- & Möbelhandel
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine softwaregestützte Lösung, die Unternehmen dabei hilft, Dokumente zu erfassen, zu speichern, zu verwalten und nachverfolgen. Für den Küchen- und Möbelhandel kann ein DMS zahlreiche Vorteile bieten, die den Arbeitsalltag erleichtern und die Effizienz steigern.
Was ist ein DMS?
Ein DMS ist ein zentrales Repository, das es ermöglicht, alle Arten von Dokumenten – ob digital oder gescannt – an einem Ort zu speichern. Es bietet Funktionen wie:
- Erfassung und Digitalisierung: Papierdokumente können gescannt und digital gespeichert werden, während digitale Dokumente direkt ins System hochgeladen werden.
- Speicherung und Organisation: Dokumente können strukturiert und kategorisiert abgelegt werden, sodass sie leicht auffindbar sind.
- Zugriff und Sicherheit: Berechtigungskonzepte stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Dokumente haben.
- Nachverfolgung und Versionierung: Jede Änderung an einem Dokument wird protokolliert, und frühere Versionen bleiben zugänglich.
- Suchfunktionen: Leistungsstarke Suchfunktionen ermöglichen das schnelle Auffinden von Dokumenten anhand von Schlagwörtern, Metadaten oder Inhalten.
Vorteile eines DMS für den Küchen- und Möbelhandel
1. Effiziente Dokumentenverwaltung
Im Küchen- und Möbelhandel fallen zahlreiche Dokumente an, von Bestellungen und Rechnungen über Pläne und Zeichnungen bis hin zu Lieferantenverträgen und Kundenkorrespondenz. Ein DMS ermöglicht es, diese Dokumente effizient zu organisieren und zu verwalten. Dadurch wird der administrative Aufwand erheblich reduziert.
2. Schnellerer Zugriff auf Informationen
Durch die zentrale Speicherung und die leistungsstarken Suchfunktionen eines DMS können Mitarbeiter schnell auf benötigte Dokumente zugreifen. Dies spart Zeit und verbessert die Reaktionsfähigkeit gegenüber Kundenanfragen oder internen Prozessen.
3. Verbesserte Zusammenarbeit
Ein DMS ermöglicht es mehreren Mitarbeitern, gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten, Kommentare hinzuzufügen und Änderungen nachzuverfolgen. Dies fördert die Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind.
4. Kosteneinsparungen
Durch die Digitalisierung und elektronische Speicherung von Dokumenten können Kosten für Papier, Druck und physische Lagerung erheblich gesenkt werden. Zudem wird der Bedarf an physischen Archivräumen reduziert.
5. Erhöhte Sicherheit
Ein DMS bietet umfangreiche Sicherheitsfunktionen, um vertrauliche Informationen zu schützen. Zugriffsrechte können detailliert festgelegt und Dokumente verschlüsselt gespeichert werden. Zudem sorgt die Nachverfolgbarkeit von Änderungen für zusätzliche Transparenz und Sicherheit.
6. Verbesserte Kundenbetreuung
Mit einem DMS können Kundenanfragen schneller und präziser bearbeitet werden, da relevante Informationen sofort verfügbar sind. Dies führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit und stärkt die Kundenbindung.
7. Rechtliche Konformität
Ein DMS hilft dabei, rechtliche Anforderungen und Compliance-Vorschriften zu erfüllen. Dokumente können revisionssicher archiviert werden, und durch die Nachverfolgbarkeit von Änderungen ist die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben gewährleistet.
Fazit
Ein Dokumentenmanagementsystem bietet für den Küchen- und Möbelhandel zahlreiche Vorteile, von der Effizienzsteigerung über Kosteneinsparungen bis hin zur Verbesserung der Sicherheit und Kundenbetreuung. Durch die Implementierung eines DMS können Unternehmen ihre Dokumentenprozesse optimieren und sich besser auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
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Referenzen
Implementierung eines hybriden Lernsystems in der Volkshochschule Grafschaft Bentheim
